SharePoint vs OneDrive: ¿cuál deberías elegir para la documentación y las copias de seguridad?

SharePoint: la plataforma avanzada para la colaboración en equipo y la gestión de documentos

¿Qué es SharePoint?

Microsoft SharePoint es una potente plataforma de nivel empresarial para la colaboración y la gestión de la información. Permite a las organizaciones crear portales de intranet, crear bibliotecas de documentos, automatizar flujos de trabajo e integrarse perfectamente con otras herramientas de Microsoft 365.

Su mayor fortaleza radica en proporcionar un entorno estructurado para almacenar, gestionar y compartir documentos, con historial de versiones, metadatos y controles de permisos granulares.

Ventajas clave de SharePoint para la documentación

• Bibliotecas de documentos centralizadas: Organice los archivos utilizando estructuras de carpetas lógicas y metadatos.

• Historial de versiones: Almacena y recupera automáticamente versiones anteriores de los documentos.

• access granular access : controle los permisos a nivel de archivo, carpeta o biblioteca.

• Integración con Power Automate y Power Apps: Automatice los flujos de trabajo y cree aplicaciones personalizadas para la gestión de documentos.

• Colaboración en tiempo real: varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente.

• Funciones de búsqueda avanzada: Aprovecha los metadatos y la indexación para realizar búsquedas eficientes.

SharePoint y copia de seguridad

SharePoint ofrece opciones de control de versiones y recuperación de datos limitadas dentro de las políticas de retención de Microsoft 365. Sin embargo, no es una solución de copia de seguridad completa.

Las organizaciones que requieren retención de datos a largo plazo, protección contra ransomware o recuperación tras un borrado accidental suelen implementar soluciones de copia de seguridad de terceros para SharePoint, como Veeam, AvePoint o Barracuda.

OneDrive para la Empresa: el almacenamiento personal en la nube en un entorno corporativo

¿Qué es OneDrive?

OneDrive para la Empresa es un espacio de almacenamiento personal en la nube asignado a cada usuario de Microsoft 365. Está diseñado para almacenar archivos de trabajo privados que no necesariamente deben compartirse con un equipo.

Su principal ventaja es la simplicidad, lo que lo convierte en un espacio ideal para el trabajo individual de los empleados.

Ventajas clave de OneDrive

• Espacio personal: cada usuario dispone de su propio almacenamiento seguro.

• Sincronización sin conexión: se puede acceder a los archivos sin conexión a Internet.

• Facilidad de uso: intuitivo en todos los dispositivos, incluidos los móviles.

• Control de versiones de archivos: retroceda a versiones anteriores cuando sea necesario.

• Opciones para compartir rápidamente: Genera enlaces para compartir archivos de forma segura.

OneDrive y copia de seguridad

Al igual que SharePoint, OneDrive incluye el historial de versiones y la recuperación de la papelera de reciclaje dentro del ecosistema de Microsoft 365. Sin embargo, no debe considerarse un sistema completo de copia de seguridad de datos.

Para obtener una protección completa contra el borrado accidental, el ransomware o la pérdida permanente de datos, las empresas suelen utilizar herramientas de copia de seguridad externas que crean copias de seguridad independientes de los datos de OneDrive.

SharePoint frente a OneDrive: comparación funcional

¿Cuándo elegir SharePoint?

Utilice SharePoint si su empresa:

• Necesita un centro de documentación centralizado.

• Requiere una gestión avanzada de permisos.

• Quiere aprovechar los metadatos y los flujos de trabajo automatizados.

• Tiene una estructura organizativa compleja con departamentos y proyectos.

• Planes para implementar una intranet o un portal para empleados.

¿Cuándo es OneDrive la mejor opción?

Utiliza OneDrive si tu empresa:

• Necesita un espacio seguro para los archivos de trabajo personales.

• Requiere una sincronización sencilla entre dispositivos.

• Cuenta con empleados que trabajan principalmente de forma independiente.

• Valora un almacenamiento en la nube sencillo y fácil de usar, sin estructuras complejas.

Enfoque híbrido recomendado

Para la mayoría de las organizaciones, la mejor práctica es combinar SharePoint y OneDrive.

• Los empleados almacenan archivos activos y borradores en OneDrive.

• Una vez finalizados, los archivos se trasladan a bibliotecas de SharePoint para su archivo, access por parte del equipo y colaboración con control de versiones.

• Para una protección completa de los datos, implemente una solución de copia de seguridad de terceros dedicada que cubra ambas plataformas.

Comandos CMD para solucionar problemas de sincronización

A veces, los usuarios encuentran problemas de sincronización con las aplicaciones de escritorio de SharePoint o OneDrive. A continuación, te mostramos algunos comandos útiles del símbolo del sistema (cmd) para resolver problemas comunes:

Estos comandos restablecerán el cliente de sincronización de OneDrive/SharePoint y reiniciarán el Explorador, lo que a menudo resuelve los errores relacionados con la sincronización.

Conclusión

Tanto SharePoint como OneDrive para la Empresa son potentes herramientas dentro de Microsoft 365.

• SharePoint ofrece colaboración avanzada, bibliotecas de documentos estructuradas y potentes funciones de gestión.

• OneDrive es ideal para el almacenamiento personal y el intercambio rápido de archivos.

Desde el punto de vista de la documentación, SharePoint ofrece mejores funciones de organización, control y colaboración. Desde el punto de vista de las copias de seguridad, ninguna de las dos plataformas ofrece una protección completa de serie, por lo que las herramientas de copia de seguridad de terceros son esenciales para las empresas.

La estrategia ideal es el uso híbrido: dotar a los empleados de OneDrive para el trabajo personal y, a continuación, aprovechar SharePoint para el almacenamiento a largo plazo, el cumplimiento normativo y la colaboración en equipo. Esta combinación garantiza flexibilidad, seguridad y productividad.