SharePoint czy OneDrive: które rozwiązanie wybrać do przechowywania dokumentacji i tworzenia kopii zapasowych?

SharePoint – zaawansowana platforma do współpracy zespołowej i zarządzania dokumentami

Czym jest SharePoint?

Microsoft SharePoint to potężna platforma klasy korporacyjnej służąca do współpracy i zarządzania informacjami. Umożliwia organizacjom tworzenie portali intranetowych, bibliotek dokumentów, automatyzację przepływu pracy oraz płynną integrację z innymi narzędziami Microsoft 365.

Jego największą zaletą jest zapewnienie uporządkowanego środowiska do przechowywania, zarządzania i udostępniania dokumentów, wraz z historią wersji, metadanymi i szczegółowymi kontrolami uprawnień.

Najważniejsze zalety programu SharePoint w zakresie dokumentacji

• Scentralizowane biblioteki dokumentów: porządkuj pliki za pomocą logicznych struktur folderów i metadanych.

• Historia wersji: Automatyczne przechowywanie i pobieranie poprzednich wersji dokumentów.

• Szczegółowe zarządzanie dostępem: kontroluj uprawnienia na poziomie plików, folderów lub bibliotek.

• Integracja z Power Automate i Power Apps: Automatyzacja przepływów pracy i tworzenie niestandardowych aplikacji do obsługi dokumentów.

• Współpraca w czasie rzeczywistym: wielu użytkowników może jednocześnie pracować nad tym samym dokumentem.

• Zaawansowane funkcje wyszukiwania: Wykorzystaj metadane i indeksowanie, aby zapewnić wydajne wyszukiwanie.

SharePoint i kopie zapasowe

SharePoint zapewnia wersjonowanie i ograniczone opcje odzyskiwania danych w ramach zasad przechowywania danych w usłudze Microsoft 365. Nie jest to jednak pełne rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych.

Organizacje, które wymagają długoterminowego przechowywania danych, ochrony przed oprogramowaniem ransomware lub odzyskiwania danych po przypadkowym usunięciu, często wdrażają rozwiązania innych firm do tworzenia kopii zapasowych dla SharePoint, takie jak Veeam, AvePoint lub Barracuda.

OneDrive dla Firm – osobista pamięć masowa w chmurze w środowisku korporacyjnym

Czym jest OneDrive?

OneDrive dla Firm to osobista przestrzeń dyskowa w chmurze przypisana do każdego użytkownika Microsoft 365. Jest przeznaczona do przechowywania prywatnych plików służbowych, które niekoniecznie muszą być udostępniane zespołowi.

Jego główną zaletą jest prostota, dzięki czemu jest to idealne miejsce do indywidualnej pracy pracowników.

Najważniejsze zalety usługi OneDrive

• Przestrzeń osobista: każdy użytkownik ma własną bezpieczną przestrzeń dyskową.

• Synchronizacja offline: Dostęp do plików jest możliwy bez połączenia z Internetem.

• Łatwość obsługi: intuicyjna obsługa na wszystkich urządzeniach, w tym urządzeniach mobilnych.

• Wersjonowanie plików: w razie potrzeby przywróć wcześniejsze wersje.

• Opcje szybkiego udostępniania: Generuj linki do bezpiecznego udostępniania plików.

OneDrive i kopia zapasowa

Podobnie jak SharePoint, OneDrive zawiera historię wersji i kosz z możliwością odzyskiwania plików w ekosystemie Microsoft 365. Nie należy go jednak traktować jako pełnego systemu tworzenia kopii zapasowych danych.

Aby zapewnić pełną ochronę przed przypadkowym usunięciem, oprogramowaniem ransomware lub trwałą utratą danych, firmy zazwyczaj korzystają z zewnętrznych narzędzi do tworzenia kopii zapasowych, które tworzą niezależne kopie zapasowe danych OneDrive.

SharePoint a OneDrive — porównanie funkcji

Kiedy wybrać SharePoint?

Korzystaj z SharePoint, jeśli Twoja firma:

• Potrzebne jest scentralizowane centrum dokumentacji.

• Wymaga zaawansowanego zarządzania uprawnieniami.

• Chce wykorzystać metadane i zautomatyzowane przepływy pracy.

• Ma złożoną strukturę organizacyjną z działami i projektami.

• Plany wdrożenia intranetu lub portalu dla pracowników.

Kiedy OneDrive jest lepszym wyborem?

Korzystaj z OneDrive, jeśli Twoja firma:

• Potrzebna jest bezpieczna przestrzeń do przechowywania osobistych plików roboczych.

• Wymaga łatwej synchronizacji między urządzeniami.

• Zatrudnia pracowników, którzy w większości pracują samodzielnie.

• Ceni sobie proste, przyjazne dla użytkownika przechowywanie danych w chmurze bez skomplikowanych struktur.

Zalecane podejście hybrydowe

W przypadku większości organizacji najlepszym rozwiązaniem jest połączenie SharePoint i OneDrive.

• Pracownicy przechowują aktywne pliki i wersje robocze w usłudze OneDrive.

• Po sfinalizowaniu pliki są przenoszone do bibliotek SharePoint w celu archiwizacji, udostępnienia zespołowi i współpracy z kontrolą wersji.

• Aby zapewnić pełną ochronę danych, wdroż dedykowane rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych innych firm, które obejmuje obie platformy.

Polecenia CMD służące do rozwiązywania problemów z synchronizacją

Czasami użytkownicy napotykają problemy z synchronizacją aplikacji komputerowych SharePoint lub OneDrive. Poniżej znajdują się przydatne polecenia wiersza poleceń (cmd) służące do rozwiązywania typowych problemów:

Te polecenia zresetują klienta synchronizacji OneDrive/SharePoint i ponownie uruchomią Eksploratora, co często rozwiązuje problemy związane z synchronizacją.

Wnioski

Zarówno SharePoint, jak i OneDrive dla Firm to potężne narzędzia w ramach pakietu Microsoft 365.

• SharePoint oferuje zaawansowaną współpracę, uporządkowane biblioteki dokumentów oraz potężne funkcje zarządzania.

• OneDrive najlepiej nadaje się do przechowywania danych osobistych i szybkiego udostępniania plików.

Z punktu widzenia dokumentacji SharePoint zapewnia lepsze funkcje organizacji, kontroli i współpracy. Z punkt u widzenia tworzenia kopii zapasowych żadna z platform nie oferuje pełnej ochrony od razu po uruchomieniu, co sprawia, że narzędzia do tworzenia kopii zapasowych innych firm są niezbędne dla przedsiębiorstw.

Idealną strategią jest hybrydowe wykorzystanie: wyposażenie pracowników w OneDrive do pracy osobistej, a następnie wykorzystanie SharePoint do długoterminowego przechowywania danych, zapewnienia zgodności z przepisami i współpracy zespołowej. Takie połączenie zapewnia elastyczność, bezpieczeństwo i wydajność.