SharePoint o OneDrive: quale scegliere per la documentazione e il backup?

SharePoint: la piattaforma avanzata per la collaborazione in team e la gestione dei documenti

Che cos'è SharePoint?

Microsoft SharePoint è una potente piattaforma di livello aziendale per la collaborazione e la gestione delle informazioni. Consente alle organizzazioni di creare portali intranet, librerie di documenti, automatizzare i flussi di lavoro e integrarsi perfettamente con altri strumenti Microsoft 365.

Il suo punto di forza principale risiede nella capacità di fornire un ambiente strutturato per l'archiviazione, la gestione e la condivisione dei documenti, completo di cronologia delle versioni, metadati e controlli granulari delle autorizzazioni.

Vantaggi principali di SharePoint per la documentazione

• Librerie di documenti centralizzate: organizza i file utilizzando strutture di cartelle logiche e metadati.

• Cronologia delle versioni: archiviazione e recupero automatici delle versioni precedenti dei documenti.

• Gestione granulare degli accessi: controlla le autorizzazioni a livello di file, cartella o libreria.

• Integrazione con Power Automate e Power Apps: automatizza i flussi di lavoro e crea applicazioni personalizzate per la gestione dei documenti.

• Collaborazione in tempo reale: più utenti possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.

• Funzionalità di ricerca avanzate: sfrutta i metadati e l'indicizzazione per una ricerca efficiente.

SharePoint e backup

SharePoint offre opzioni di controllo delle versioni e recupero dati limitato nell'ambito delle politiche di conservazione di Microsoft 365. Tuttavia, non si tratta di una soluzione di backup completa.

Le organizzazioni che necessitano di conservazione dei dati a lungo termine, protezione dai ransomware o ripristino dopo la cancellazione accidentale spesso implementano soluzioni di backup di terze parti per SharePoint, come Veeam, AvePoint o Barracuda.

OneDrive for Business: l'archiviazione cloud personale in un ambiente aziendale

Che cos'è OneDrive?

OneDrive for Business è uno spazio di archiviazione cloud personale assegnato a ciascun utente Microsoft 365. È progettato per archiviare file di lavoro privati che non devono necessariamente essere condivisi con un team.

Il suo principale vantaggio è la semplicità, che lo rende uno spazio ideale per il lavoro individuale dei dipendenti.

Vantaggi principali di OneDrive

• Spazio personale: ogni utente dispone di un proprio spazio di archiviazione sicuro.

• Sincronizzazione offline: è possibile accedere ai file senza connessione a Internet.

• Facilità d'uso: intuitivo su tutti i dispositivi, compresi quelli mobili.

• Versioni dei file: ripristina le versioni precedenti quando necessario.

• Opzioni di condivisione rapida: genera link per condividere file in modo sicuro.

OneDrive e backup

Come SharePoint, OneDrive include la cronologia delle versioni e il recupero dal cestino all'interno dell'ecosistema Microsoft 365. Tuttavia, non deve essere considerato un sistema completo di backup dei dati.

Per una protezione completa contro la cancellazione accidentale, il ransomware o la perdita permanente dei dati, le aziende utilizzano in genere strumenti di backup esterni che creano backup indipendenti dei dati di OneDrive.

SharePoint vs OneDrive – Confronto funzionale

Quando scegliere SharePoint?

Utilizza SharePoint se la tua azienda:

• È necessario un centro di documentazione centralizzato.

• Richiede una gestione avanzata delle autorizzazioni.

• Desidera sfruttare i metadati e i flussi di lavoro automatizzati.

• Ha una struttura organizzativa complessa con dipartimenti e progetti.

• Piani per implementare una rete intranet o un portale per i dipendenti.

Quando OneDrive è la scelta migliore?

Utilizza OneDrive se la tua azienda:

• Ha bisogno di uno spazio sicuro per i file di lavoro personali.

• Richiede una facile sincronizzazione tra dispositivi.

• Ha dipendenti che lavorano prevalentemente in modo indipendente.

• Apprezza un cloud storage semplice e intuitivo senza strutture complesse.

Approccio ibrido raccomandato

Per la maggior parte delle organizzazioni, la pratica migliore consiste nel combinare SharePoint e OneDrive.

• I dipendenti archiviano i file attivi e le bozze in OneDrive.

• Una volta completati, i file vengono spostati nelle librerie SharePoint per l'archiviazione, l'accesso da parte del team e la collaborazione con controllo delle versioni.

• Per una protezione completa dei dati, implementare una soluzione di backup dedicata di terze parti che copra entrambe le piattaforme.

Comandi CMD per la risoluzione dei problemi di sincronizzazione

A volte gli utenti riscontrano problemi di sincronizzazione con le app desktop SharePoint o OneDrive. Di seguito sono riportati alcuni comandi utili del prompt dei comandi (cmd) per risolvere i problemi più comuni:

Questi comandi ripristineranno il client di sincronizzazione OneDrive/SharePoint e riavvieranno Explorer, risolvendo spesso gli errori relativi alla sincronizzazione.

Conclusione

Sia SharePoint che OneDrive for Business sono strumenti potenti all'interno di Microsoft 365.

• SharePoint offre funzionalità avanzate di collaborazione, librerie di documenti strutturate e potenti funzioni di gestione.

• OneDrive è particolarmente indicato per l'archiviazione personale e la condivisione rapida di file.

Dal punto di vista della documentazione, SharePoint offre migliori funzionalità di organizzazione, controllo e collaborazione. Dal punto di vista del backup, nessuna delle due piattaforme offre una protezione completa pronta all'uso, rendendo gli strumenti di backup di terze parti essenziali per le aziende.

La strategia ideale è un utilizzo ibrido: fornire ai dipendenti OneDrive per il lavoro personale, quindi sfruttare SharePoint per l'archiviazione a lungo termine, la conformità e la collaborazione in team. Questa combinazione garantisce flessibilità, sicurezza e produttività.